Hybridityön ihanuus, kamaluus ja haasteellisuus saivat osaltani jälleen vahvistusta käytännön kentältä. Oman työyksikön kehittämispäivän osuessa samalle viikolle työmatkan kanssa pääsin hyödyntämään hyvän hybridityön käytäntöjä hieman toisenlaisiin olosuhteisiin. Kehittämispäivä toteutettiin perinteisessä virkistys- ja juhlakäyttöön suunnitelluissa tiloissa ja itse olin työmatkalla Riiassa. Moderneja hybridityön ratkaisuja, kuten hybriditiloja, ei ollut käytössä.

Olemme Verkko-hankkeessa työstäneet Hybridityön opasta, jossa käsittelemme hybridityön vaatimuksia kolmesta eri teemasta käsin: hybridityötä työn tekemisen tapana, hybridityön tiloja ja työaikaa sekä hybridityötä yksilöä koskevien tarpeiden näkökulmasta. Vaikka opas onkin suunnattu pk-yritysten tarpeisiin, nämä oppaassa mainitut hybridityön lähtökohdat pätevät kaikkiin mobiilia ja monipaikkaista työtä tekeviin asiantuntijoihin.

Oppaan teemat mielessä valmistauduin tulevaan hybriditapahtumaan. Pohdin pitkään voinko edes lähteä työmatkalle, sillä halusin olla läsnä yksikkömme kehittämispäivässä. Läsnä vai etänä – voihan etänäkin olla läsnä, kunhan ottaa huomioon muutamia hybridityön perusteita. Halusin, että tämän suutarin lapsella on kunnon kengät –päätin siis lähteä ja aloitin huolellisen hybridipäivään valmistautumisen.

Lisäkaiuttimet ja -kamerat varattu tapahtumapaikalle, päivän ohjelma suunniteltu hybriditoteutusta tukevaksi ja tiimin kanssa sovittu työnjaosta. Pääpiirteittäin homman pitäisi siis olla hallussa, eikö? 

Yksilön läsnäolon ja kuulluksi tulemisen tarpeiden täyttyminen on hybridityössä haasteellista erityisesti silloin, kun valtaosa tiimistä on samassa työtilassa toimistolla ja yksi tai kaksi tiimistä on etäyhteyksien päässä. Etänä olijat jäävät harmillisen usein taustalle ja toisaalta kokouspaikalla olevia saattaa turhauttaa etänä olevien inaktiivisuus. Tähän liittyen keskeisenä tavoitteenani oli olla kehittämispäivässä oikeasti läsnä, tuntea yhteenkuuluvuutta tiimin kanssa ja tulla kuulluksi. Liian monta kertaa olen ollut mukana hybridikokouksissa, joissa olen kolme tuntia katsellut kokouksen puheenjohtajan kyynärpäätä ja ainoa kontakti muuhun osallistujajoukkoon on ollut lopussa esitetty kysymys ”oliko siellä etänä jotain kommentoitavaa?”. Hybridityö on parhaimmillaan sitä, että läsnäolon ja kuulluksi tulemisen kokemus on vahvaa huolimatta siitä mistä työtä tekee.

Pohdin tarkkaan, mistä löytyisi riittävän rauhallinen ja viihtyisä tila työskennellä. Nettiyhteyden pitäisi tietysti olla kunnossa, kuten myös virran saannin – läppärini kestäisi etäkokousta arvioni mukaan noin puolitoista tuntia. Hotellin aula oli loistava valinta aamupäiväksi, isot sohvaryhmät ja rauhalliset loosit tarjosivat mainiot puitteet etätyöhön.

Tiimin kanssa ennalta sovitut työnjaolliset asiat ja tekniset säädöt toimivat kohtuullisesti, vaikka kaipasinkin ajoittain puhujan ääneen reagoivaa kameraa. Läsnäolon tunnetta häiritsee, jos ei näe puhujaa, vaan kamera on koko ajan suunnattu muihin osallistujiin. Arkisena vinkkinä nostaisin myös, että kannattaa poistaa kamerasta taustafiltteri, jos haluaa läppärin välittävän kahden puhujan kasvokuvaa. Näin vältytään siltä, että etäyhteyksien päässä oleva keskustelee esimerkiksi suomea puhuvan sarvipöllön tai muun jännittävän taustakuvan kanssa.

Oivallinen tapa katkaista pitkä etäpäivä oli puolen tunnin kävely Riian vanhan kaupungin läpi Riian teknillisen yliopiston tiloihin.

Päivän toisessa sessiossa työn tekemisen tilan valinta vaikeutti yhteistä työskentelyä puolin ja toisin. Oma työtilani oli muuton alla lähes tyhjillään oleva korkea huone, jonka akustiikka ei tukenut tämänkaltaista kokoustamista. Linjojen toisessa päässä oli haastetta sekä verkkoyhteyksien että tilojen suhteen – pienryhmätyöskentelyssä eri tiimit olivat liian lähellä toisiaan ja naapuritiimin puheenjohtajan ääni kaikui vahvana Baltiaan asti.

Näistä häiriötekijöistä huolimatta tiimiläiset olivat hyvin huomioineet tarpeeni olla läsnä. Työskentely Jamboardissa sujui ja tehtävään liittyvässä keskustelussa työkaveri käänteli läppärin kameraa siten että puhujan kasvot näkyivät etäyhteyksien päähän. Niin käytännöllistä ja toimivaa! Olin osallisena keskustelussa samanarvoisena kuin läsnä olevat ja kiitokset siitä kuuluvat koko tiimille.

Sujuva hybridityö saattaa nopeasti ajateltuna olla vain teknisten näkökohtien tsekkilista, mutta todellisuudessa sujuvaan työhön vaaditaan yhteisiä keskusteluita, yhteistyötä ja yhdessä sopimista. Vaikka viime kevään blogitekstin jälkeen huomaan, että hybridityön osaaminen on mennyt valtavan loikan eteenpäin, on meillä edelleen parannettavaa.

Marion Karppi
VERKKO-hankkeen projektipäällikkö, työhyvinvoinnin asiantuntija

Kuva: Unsplash